IP: Osebni podatki zaposlenih
Informacijski pooblaščenec je v novem mnenju obravnaval vprašanje, kako lahko delodajalec v skupnem mesečnem planu dela označuje odsotnost zaposlenih, ne da bi pri tem po nepotrebnem razkrival njihove osebne podatke.
Mnenje je bilo objavljeno 3. 9. 2026.
Ali lahko zaposleni v skupnem mesečnem razporedu vidijo, da je njihov sodelavec odsoten? Informacijski pooblaščenec je v novem mnenju pojasnil, da je takšna ureditev lahko dopustna, če je podatek potreben za organizacijo dela in če delodajalec pri tem ne razkriva več informacij, kot jih zaposleni dejansko potrebujejo.
Povod za mnenje je bilo vprašanje izvajalca osebne asistence, ki pri pripravi mesečnega plana dela pri posameznih zaposlenih uporablja splošno oznako »odsoten« oziroma »odsotnost«. Ključno vprašanje je bilo, ali je lahko takšen podatek dostopen drugim zaposlenim in ali je z vidika varstva osebnih podatkov pomembno, da iz plana ni razvidno, zakaj je posameznik odsoten.
Nadzorni organ je pri presoji izhajal iz pravil, ki veljajo za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih. ZEPDSV določa podatke, ki jih morajo delodajalci voditi v zakonsko predpisanih evidencah, ZDR-1 pa dopušča tudi obdelavo drugih podatkov zaposlenih, kadar so ti potrebni za izvajanje delovnega razmerja.
V praksi to pomeni, da delodajalec ni omejen izključno na podatke, ki so izrecno navedeni v ZEPDSV. Če določen podatek dejansko potrebuje za načrtovanje delovnega procesa, razporejanje zaposlenih ali izvajanje drugih obveznosti iz delovnega razmerja, je njegova obdelava lahko dopustna tudi na podlagi 48. člena ZDR-1.
Po presoji nadzornega organa lahko v to kategorijo sodi tudi podatek o načrtovani prisotnosti oziroma odsotnosti zaposlenega. Pri pripravi skupnega razporeda dela je namreč lahko pomembno, kdo bo v določenem obdobju na voljo, saj je od tega odvisna organizacija dela drugih zaposlenih.
To pa ne pomeni, da mora biti mesečni plan avtomatično dostopen vsem zaposlenim ali da lahko vsebuje vse informacije o posamezni odsotnosti. Delodajalec mora sam presoditi, kdo tak podatek zaradi svojih delovnih nalog potrebuje, in temu ustrezno omejiti dostop. Pri tem mora upoštevati tudi zahteve GDPR glede ustreznega upravljanja dostopnih pravic in varnosti osebnih podatkov.
Posebej pomembno je načelo najmanjšega obsega podatkov. Če je za organizacijo dela dovolj podatek, da določene osebe ne bo na delovnem mestu, praviloma ni potrebe, da bi bili sodelavci seznanjeni tudi z razlogom odsotnosti. Prav zato nadzorni organ pozitivno ocenjuje uporabo nevtralne oznake, iz katere je razvidna zgolj odsotnost zaposlenega. Razkritje razloga bi bilo praviloma težje upravičiti, saj za razporejanje dela običajno ni pomembno, ali je zaposleni odsoten zaradi dopusta, bolezni ali drugega razloga. Še posebej previdno je treba ravnati, kadar bi podrobnejša oznaka lahko razkrivala podatke o zdravju. Podatek o bolniški odsotnosti lahko namreč razkrije informacijo, povezano z zdravstvenim stanjem posameznika, zato mora biti dostop do takšnih informacij še strožje omejen.
Mnenje tako potrjuje precej praktično načelo za delodajalce: pri organizaciji dela lahko obdelujejo tudi podatke, ki niso izrecno našteti v delovnopravnih evidencah, vendar le v obsegu, ki je za konkretni namen dejansko potreben. Pri skupnih razporedih dela je zato praviloma bolje povedati le, da je nekdo odsoten, kot pa razkrivati tudi zakaj je odsoten.
Mnenje je dostopno tukaj.
Vir: Informacijski pooblaščenec, mnenje št. 07120-1/2026/879 z dne 3. 9. 2026.
Naslovna fotografija: Pexels
